NPについて

当事務所(Nakayama & Partnersを略して「NP」といいます)の特徴、業務内容、報酬体系をご案内いたします。

NPポリシー

第 1 心がけ(NP スピリット)

1.「世界最高の環境で世界最高の仕事」をする

「世界最高の弁護士」「世界最高の事務員」を目指す。

棒ほど願って針ほど叶う。TN(代表弁護士中山)はby far the best lawyerを目指してきました/います。まずは「一流」を目指すこと。

We insist on the highest standard (Amazon Leadership Principles).
1日1%成長すれば1年で38倍、0.1%でも1年で1.44倍です。1日1%退歩すれば、1年後させます。The more noble, the more humble.

Comfortable Zone に安住するのではなく、Stretch/Stress/Learning Zoneに踏み込んで、自己を高めてください。「今、何かに挑戦していますか?」と問われた際に、「YES」と即答できるのが理想です。
「計画を持て、長期の計画を持っていれば、忍耐と工夫と、そして正しい努力と希望が生まれる」(電通鬼七訓)

2.リーダーシップを持つ

(1) 「リーダーシップ」の変遷

リーダーのみがリーダーシップを発揮すればいいと考えるのは時代遅れです。リーダーシップの定義自体が変わっています。

「各構成員が、組織のことを考えてイニシアティブをとり、プロアクティブに行動する」。それがリーダーシップであり、各人がこのような意味でのリーダーシップを持つことにより、いい組織となります。

イメージとしては、全員がそれぞれの分野で自ら運転する車の、助手席にTNを乗せる。TNは決して運転しません。Driving forceは、あなたです。

「仕事は自ら創るべきで、与えられるべきではない」(電通鬼一訓)「自ら機会を創りだし、機会によって自らを変えよ」(リクルート)

より具体的には、毎月一つは、NPの発展のために積極的な意見を述べてくれることを期待します。One for all, all for one.

言われずにするのが人間の上
真似してするのが人間の中
言われてするのが人間の下
言われてもやらないのは人間の屑

以下の①→④をできるようにして、徐々に5の領域に達することを目指して下さい。

① 言われたことをやる
② やると言ったことをやる
③ やるべきことをやる
④ やると期待されていることをやる
⑤ やると期待されていないことまでやる

具体的には、「言いにくいけど、NPのため/相手のためには言った方がいいな」と思われること(上記3ないし4に相当)はどんどん発言してください。

「摩擦を怖れるな、摩擦は進歩の母、積極の肥料だ、でないと君は卑屈未練になる」(電通鬼十訓)

(2) 「刺さる」「感動させる」サービスを

仕事を与えられたということは仕事を任せられた/委ねられた、ということであり、その範囲で自由かつ独創的な挑戦と失敗が許容されているということです。

The buck stops at TN. TN案件の全責任はTNが取ります。

要するに、「言われたことだけやる」のではなく、仕事を任せた人、究極的にはクライアントの立場に立って、「前のめり」に積極的に行動する。

「サービス業」であることを深く自覚し、クライアントに「刺さる」サービス(= 痒い所に手が届くサービス=クライアントの期待を上回るサービス→クライアントを感動させるサービス)を心がける。

常に「クライアントの期待を上回っているか」「クライアントに感動を与えることができたか」を問いかけてください。

TNのクライアントを奪うくらいの心構えで、アソシエイト弁護士は仕事をする。決して、「TNに対して」仕事はしない。

具体的には、重要な法的判断と経営判断以外は、全てTNを代替する。例えば、リサーチをお願いした際には、単なる情報提供をするにとどまらず、イニシャルな判断までを行う。

(3) 上司を「命令」する

上司に対して指示を仰ぐのではなく、上司を「命令」してください。

「主任」弁護士として、自分で、クライアントのために必死になって考えて、結論を出して、理由を簡単に付して、「これでいきます。よろしいですね」と提示して、YES/NO の確認だけを求めるスタイルです。「どうしますか?」というオープンクエスチョンのうかがいは、決して立てない。

伊藤忠商事ではこのような「下剋上文化」が根付いています。強い組織では、このような、各自がイニシアティブとリーダーシップを持っています。

誰かの判断を仰ぐのではなく、「自分がTNだったらどうするか」「クライアントの立場に立ったらどうしたい/どうしてほしいか」という気持ちになって、結論を出してください。弁護士の仕事は、判断をすること=結論を出すことです。

TNは「森」を見るので、「木」は見ません。「木」すなわち詳細な証拠や事実関係の確認を怠らないようにしてください。

3.付加価値を与える

人工知能等に代表されるように、世界は我々が思うよりも恐ろしく早く exponentialに進化しています。それに比例して、クライアントの弁護士に対する要望も加速度的に高まっています。

ググればいつでもどこでもコンマ数秒で、ある程度の法的知識が得られる世界において、我々が提供できる「付加価値」、我々の存在意義は何か、を常に自問自答してください。

例えば、5年前よりも、スマホや弁護士ドットコム等の普及から、法的サービスのスピードと質に対する世間の要望は格段に高まっています。

具体的には、

① Post Box(郵便受け)にならない。

単に、情報を伝達するだけの作業はしない。

Legal mind からレビュー・咀嚼して、弁護士ではなければ与えることのできない Value すなわち「付加価値」を与えて、クライアントとのコミュニケーションを図ってください。

② 法的知識以外の情報収集も怠らない。

法的知識ではなくても、検索して得られる情報を得ていない、ということは、情報リテラシーが低いと判断されます。「法的助言」を提供するだけの受け身の姿勢では、生存が危ぶまれます。

さらには、以下の3つを指標とします:

(1) Proactiveに

先手を打ちます。後手後手に回るのではなく。

相手方やクライアントから問題点を指摘される前に。「仕事とは、先手先手と働き掛けていくことで、受け身でやるものではない」(電通鬼二訓)

(2) Strategicに

戦略(Strategy)と戦術(Tactics)は、異なります。
大局的な戦略は、瑣末な戦術よりも、はるかに重要です。
戦略不足は、決して、戦術では補えません。

クライアント様の現況、業態、関連市場の景気動向、社内人事情報、相手方との力関係等を総合した、高度なビジネス判断を踏まえて、戦略的に、解決策を提示する。

(3) Inspireする

困っているクライアントを勇気付ける。Legal inspire。笑顔が大事。法律事務所の門をくぐるクライアントには、desperateになっている人が多いです(そうでなければ法律事務所まで足を運びません)。

そのクライアントが、打ち合わせ後に、我々に勇気付けられ、inspireされて、事務所を出ていただくようにする。まずは、Sympathy(同情)よりEmpathy(共感)から。

悲観主義は気分ですが、楽観主義は意志です。クライアントに白い歯を見せる。

いかなる状況においても、少しでも有利な状況になるように全力を尽くし、クライアント様の「ベスト・インタレスト」を究極まで徹底的に模索し,元気の源となるように努めます。

「元気が出る法律事務所」「楽しい法律事務所」が理想です。

また、現代の情報社会では、情報が「通貨」です。多くの情報を持つ人に多くの情報が集まります。Give & Take ではなく、Give. give, give and (hopefully/maybe) given の気持ちで、気前よく情報を提供します。

4.「作業」をせずに「仕事」をする

人の判断を仰ぐ前に、下記5つの think をしたかを、自問自答する癖をつける。

Think big 大きく考える
Think different 人と違うことを考える
Think beyond 人よりさらに先を考える
Think desperate 死ぬほど=頭から汗を掻く・血が出るほど考える
Think disruptive  破壊的に=常識に囚われずに考える

自分の頭で考えずに、言われたことだけをするのは、「仕事」ではなく、「作業」です。特に、弁護士に対して、「作業」は依頼しません。

第 2 コミュニケーション

円滑なコミュニケーションは、組織の根幹であり、生産性向上に最も重要です。

具体的には、日頃からsmall talk(カジュアルな世間話、「今日は暑いね」「週末どうするの?」とか) ができる組織が、最も強い組織です。

日頃からカジュアルな話ができないと、いざという時(ミスをした時など)に、ミスを隠そうとしたり、ミスの報告が遅れたり、話すべきことをメールで済ませて逃げたりするという、コミュニケーション不足に起因して、ミスが拡大し得ます。

To err is human. 人間である以上、ミスは必ず起きます。ミスの大半はコミュニケーション不足に起因します。ミスがクライアントに迷惑を及ぼさないためのリスクヘッジとして、日頃からの円滑なコミュニケーションが重要です。

そのため、コミュニケーションストレスをなくすよう、日頃からスムーズなコミュニケーション、事務所を明るくすること、を意識してください。「自由闊達にして愉快なる理想事務所」を建設します。

1 メンバー全員へのリスペクト

(1) 誰に対しても、ぞんざいな口の利き方はしない

TNより自戒を込めて。弁護士の方が秘書より(人間的に)偉いことは決してありません。法律事務所における役割が違うだけです。謙虚に、素直に。傲慢な心が向上を阻みます。

「よろしくお願いします/ありがとうございます/Thank you (in advance)」「ごめんなさい/すみません/I am sorry」がきちんと言える土壌を。

組織に属する(=他人と関わる)以上、腹が立つことはあります。しかし、その腹を立てた人に支えられているのも事実。一晩寝て「おかげさま」の五字を反芻してください。

(2) いかなることでも、マイナスオーラは決して周りに伝播しない

社会人としての常識です。「智慧の増大は不機嫌の減少によって正確に測定され得る」(ニーチェ)。

如何にして不機嫌を減少させるか、智慧を増大させてください。不機嫌であるということは、智慧が足りないということです。我慢できなくなれば正面から相談して下さい。

(3) NPメンバーの陰口は決して言わない

言いたいなら口頭で直接言うか、TNへ口頭で相談して下さい。

2 結論から話す

業務効率化と論理性確保のためです。海外の法律事務所では、まず結論から述べて、the reason being...と理由を付すように喋ります。

ロングバージョンでは、以下が参考になります。
(1) Conclusion
(2) Reason
(3) Evidence
(4) (Proactive、Strategic and/or Inspiring)Proposal

3 言い訳をしない

言い訳は、すればするほど無能を拡大します。言い訳を聞くのは時間の無駄です。クライアントに対しても一切の言い訳は許しません。「ちょっとバタバタしておりまして」も禁句。そのクライアントに対する優先順位が低いことを告白しているだけです。

4 メールは使わない

(1) 所内メールは、原則、使わない

所内では口頭で進捗を報告する。下記以外は、メールを使わない。時短と行間を読む手間暇を略すためです。

ア  備忘の為、メールに残した方がいいと思われる場合
ファイルを添付する場合
情報を共有する必要がある場合
(2) メール内容は事務的なことのみ
ア  ネガティヴなことのみならず、センシティブなこと、シリアスなこともメールしない。
直接話すか、せめて電話にします。メールにネガティヴ感情は決して表さない。
特に、謝罪やお礼は、メールではなく口頭にする。これも社会人としての常識です。事務所内でも同様です。

5 ミスをしたら...

(1) すぐ、大声で、叫ぶ。

誰かが必ず助けてくれます。助けてくれないメンバーはNPにはいません。決して一人で解決しようとしない。抱え込まない。「すぐ」叫ぶ。躊躇しない。躊躇すればするほど、ミスは拡大します。

(2) 以後はミスをしない「仕組み」を考える

上記(1)の対処後、まずは「原因」の究明をする。「原因」が分からないと、「対策」も練れない。ミスを分析して、「なぜ」ミスをしたかを考える。「以後、気をつけます」は禁句(それで片付けない)。

その原因に応じたミス防止対策を、具体的に考える。To err is human →Four eyes principle を前提に、複数人・複数回のチェックを入れる「仕組み」を構築する。

6 その他.

(1) 英語公用語

英語力向上のため、業務を阻害しない程度で英語を共通言語とします。朝の挨拶は大きな声でGood morning!

(2) LM
ア  毎週火曜、12:00から会議室でランチミーティング
スケジュールにより順延(→当日 15 時〜→翌日ランチ→翌日 15 時...)
月初めは外食ランチ
仕事のみならず、活発な情報交換の場にGood & New を共有して褒め合う(TN のことは褒めない)
(3) TNを「センセイ」と呼ばない

いつでも気軽に話しかけてください、ただし、白いヘッドフォンつけているときは、緊急時以外はなるべく話しかけないようにしてください。

第 3 業務効率化

1 スピード、スピード、スピード!

(1) とにかくスピード第一

Speed. speed, speed! は楽天の社是です。

クライアントの期待を上回るスピードで高品質のサービスを提供すれば、クライアントに感動を与えることができます。そうすればリピーターになっていただく可能性が高まります。

また、時間が経てば経つほど、クライアントや相手方の、仕事の質に対する要求は高まります。2週間で70点の仕事では満足しなくても、1日で70点の仕事をすれば、クライアントからも不満の声が出にくいです。

時代の流れで、法的サービスに対するクライアントの要求は高まってきています。Time is of essence。Quick & Dirty で仕事は仕上げてください。30%くらいのところで進捗を確認するというイメージです(もちろん、クライアントに提示するプロダクトはいかなる意味でも Dirty であることは許されません)。

兵は拙速を貴ぶ。時代は「神」速を求めています。LFP(Light FootPrint,足跡を残さないほど素早く動く)という言葉もあります。

(2) PDCAサイクルの「超」高速回転

PDCAサイクルを極力早く回すのが成功の秘訣です。クライアントに迷惑をかけない程度にfail fastを繰り返します。

具体的には、ミスをした場合に、「次から気をつけよう」で済まさずに、そのミスの「原因と対策」を練り、ミスをクライアントに顕在化させない「仕組み」を考えます。その仕組みが奏功するかという検証を繰り返します。

私が提案するこの事務所ルールも、厳密な規則というよりは、PDCAの「P」です。運用後どう修正すべきかというCheck/Feedbackを期待しています。私からしか事務所ルールの提案が出ないということはまだ組織として未熟であり、私以外の人からルールの提案が出てくるのが、理想的な組織です。期待しています。

(3) 12時間以内にFeedbackする

NPの「体内時計」を早めます。見積り提示は6時間以内。

(4) Momentum(勢い)を利用する

思い立ったが吉日。やろう・やらなきゃと思った時が、一番パフォーマンスが上がります。

例えば、裁判の期日報告書や会議の議事録等は、期日・会議終了後1時間以内に作成する。それを過ぎると、記憶が失われ、質が落ちます。

「後でやろう/やればいいや」は禁句。Pending(未完了事項)をなくす。Pendingがあるだけで、脳のメモリーが費消され、パフォーマンスが下がります。

2 整理整頓

クライアントや知人(ポテンシャルクライアント)がオフィス見学をすることがあります。その時に備え、「整理整頓は重要業務」と心得て下さい。人は、汚い法律事務所に仕事を依頼しようとは思いません。

(1) 整理しないと莫大な損失

メールや書類を「探す」作業に取られる時間が、1日1分あれば、週に5分、月に20分、年に240分=4時間(半日)です。これは、時間制報酬(¥30,000)4時間で考えると、12万円の売上減少です。

1分が(年間では)半日=12万円に相当するというコスト意識を持つこと。1日2分だと、年間では、8時間=丸一日=24万円に相当します。

人生から、何かを「探す」時間(や、「思い出す」時間)を、極力省く。

(2) 全ての情報は10秒で探せるようにする

紙の書類も、データも「同心円」「動線管理」を意識する。毎日使うものは手元に、日頃使わないものは遠ざけて、保管する。

(3) 書類を平積みにしない

ファイルに入れて、テプラ・色分け等をして、一見して何の書類が入っているか分かるように整理してください

(4) 掃除

毎日朝10時~1分の清掃整理整頓(デスクトップや共有フォルダも)時間を取る。
単なる掃除にとどまらず、

ア  冷蔵庫の賞味期限切れの確認
デスクトップ(未整理フォルダ)の整理
INBOX 内の未処理案件の処理(支払を遅滞することがないように)
本棚の整理
その他、必要在庫の確認
よりよいレイアウトの探求
(5) コスト意識を持つ

要らないモノは、適宜データ化する等して、捨てる。

坪 1.8 万円のオフィスなので、10センチ四方で毎月54円(年間648円)のコストが掛かっています。「年間650円のコストを掛けて事務所に置いておく必要があるのか?」は念頭に置いてください。

具体的には、数ヶ月見ない書類は、廃棄または入庫処分を検討して下さい。

3 ペーパーレス化

ファイルする手間暇の省略、電気代・ファイルスペースの最小化、環境保全のため。

(1) メール

メールは印刷してもファイルしない。メーラーの検索機能の発達から、メールは、紙で探すよりも、メーラー(パソコン)から探すほうが断然早いです。

(2) 契約書等

チェックした契約書も、後から紙で見直すことはまずないので、原則としてファイルしない。

(3) 例外

何度も見返す重要書類は、遠慮なく印刷してください。
また、①請求書や②裁判書類や③1 頁以上のメールは、送付前に、必ず紙で印刷して、内容を確認してください。

第 4 対クライアント

法律事務所は、顧客からの信頼で成り立っています。信頼を築くのは時間がかかりますが、信頼を失うのは一瞬です。その緊張感を持って、仕事をしてください。

「三百代言」の時代から弁護士は嫌われており、今でも弁護士事務所の敷居は高いです。「高い敷居を如何に下げるか」は、1つの指標・目標です。

「頭は常に全回転、八方に気を配って、一分の隙もあってはならぬ、サービスとはそのようなものだ」(電通鬼九訓)

1 謙虚に

クライアントの前では、決して:

(1) 足を組まない
(2) 腕を組まない(腕組みは「傲慢」と「拒絶」の意思表示です)
(3) 背もたれに寄りかからない(ふんぞり返らない)

2 言葉遣い

了解しました → 承知いたしました
報告ありがとうございます → ご連絡ありがとうございます
〜してください → 〜していただけますでしょうか
「当職」「弊職」は禁止(相手方や裁判所に対してはOK)

3 礼儀

ご馳走になったら、朝イチまでにお礼メール(ご馳走したTNには、メール不要)。
御礼は、「相手方より先に」行わなければ意味がありません。

4 Responsiveness

フィードバックは早めに。「メール拝受しました」程度の回答でもOK。

第 5 その他

1 メール及び文書作成

(1) メール
ア  TO(Title Only)を多用する
件名のみで伝えられる簡単な内容は、件名の冒頭に「TO」と記入し、メール本文を省略する。受信者がメールを開く手間を省く。所内メールの大半はTOで済む。
例: 「TO 小口3万円受領」「TO 添付確認お願いします」
件名をつける場合
「一見して何のことか分かるような件名」を付けるように心がける。メール内容とタイトルを厳に一致させる。理由:
① 受信者にスルーされないため
② 後で検索しやすくするため
句点を省く
句点(。)不要(K先生スタイル)
(2) ワード(エクセル、パワポ)文書のタイトル

2015年7月13日であれば「150713」(半角)で始まるタイトルを付ける。作成者を記す必要があるときは、上記に続けて氏名略語(TN等)を付ける。
例) 151015 TN 事務所ルール.docx

(3) メールチェックは制限的に
ア  メール確認は1日2回でOK
メールを常時確認することは業務効率を著しく阻害します。私は朝9時と昼3時のみにしています。
どうせメール送信時に受信に気づくので、意識的にメールを取りに行かない。
メール通知を解除
メールを受けた都度、いちいちメールチェックするのは、非効率
(4) 単語登録

メール・文書作成時間短縮のため、極力短い入力で済ます。
例えば、
中山国際法律事務所 = NP
〒107-0052 港区赤坂2-2-21永田町法曹ビル803 Tel 03-5797-7723 = nkk
本メール添付の = hmt

(5) ショートカットを利用する

メールの送信にマウスを利用することを禁じます。OUTLOOK では Alt+S が最も早いです。

2 QM

所内全員は、四半期ごとに、Quarterly Meeting と称して、自己評価・TNからの評価を行います。

項目は、以下の5段階の自己評価です。

スピード
戦略設定能力
文章力
責任感・リーダーシップ
コミュニケーション(所内と対外)
事務処理能力

3 楽しむ

法律を扱う仕事は本来的に楽しくないかもしれません。しかしながら、壷中天有り、ゆとりとユーモアをもって、「楽しむ」工夫を模索して下さい!

以上

港区赤坂2-2-21 永田町法曹ビル803
TEL 03-5797-7723 FAX 03-5797-7724

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